Outsourcing HR: Kapan Perusahaan Perlu Menyerahkan Pengelolaan Pegawai?

Urusan pegawai datang setiap bulan dan tidak bisa ditunda: gaji harus dibayar tepat waktu, PPh 21 harus dipotong dan dilaporkan, iuran BPJS harus disetor, dan kontrak kerja harus diperpanjang sebelum habis. Bagi perusahaan tanpa tim HR yang kuat, pekerjaan ini sering menyita waktu pemilik dan direksi.

Tanda perusahaan perlu menyerahkan pengelolaan pegawai

• gaji dihitung manual di spreadsheet dan sering dikoreksi;
• perhitungan PPh 21, lembur, atau THR menimbulkan pertanyaan dari pegawai;
• pendaftaran dan iuran BPJS terlambat atau tidak sesuai upah;
• kontrak PKWT tidak tercatat masa berlakunya;
• peraturan perusahaan belum disahkan atau sudah kedaluwarsa;
• perusahaan sedang mencari HR Manager tetapi belum menemukan yang tepat.

Apa yang bisa diserahkan

• penghitungan gaji, lembur, THR, dan slip gaji;
• PPh 21 bulanan dan bukti potong tahunan;
• pendaftaran dan iuran BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan;
• kontrak kerja PKWT dan PKWTT, perpanjangan, dan pengakhiran;
• rekap absensi, cuti, dan izin;
• peraturan perusahaan, struktur dan skala upah, serta uraian jabatan;
• rekrutmen pegawai baru dan pengganti.

Yang tetap dipegang perusahaan

Dalam pengelolaan pegawai, pegawai tetap terikat kontrak dengan perusahaan. Perusahaan tetap memutuskan siapa yang direkrut, besaran gaji, dan penilaian kinerja. Penyedia jasa mengerjakan administrasinya, menjaga tenggat, dan memberi laporan bulanan. Bila perusahaan ingin penyedia jasa menjadi pemberi kerja, pilihannya adalah alih daya atau Employer of Record (EOR).

Kesalahan yang paling sering terjadi

• Upah dasar BPJS tidak sesuai gaji sebenarnya. Iuran yang terlalu rendah dapat menimbulkan kekurangan bayar dan merugikan pegawai saat klaim.
• PPh 21 dihitung dengan cara lama. Sejak 2024 pemotongan bulanan memakai tarif efektif rata-rata (TER), lalu disesuaikan di masa pajak terakhir.
• PKWT diperpanjang tanpa dokumen. Kontrak yang habis tetapi pegawai terus bekerja menimbulkan pertanyaan status hubungan kerja dan kewajiban kompensasi PKWT.
• Lembur tidak tercatat. Tanpa rekap absensi yang rapi, perhitungan lembur dan THR mudah dipersoalkan.
• Peraturan perusahaan tidak diperbarui. Peraturan perusahaan berlaku dua tahun dan wajib diperbarui serta disahkan kembali.

Kesalahan kecil yang berulang setiap bulan dapat menumpuk menjadi tunggakan, denda, atau perselisihan dengan pegawai. Di sinilah pengelolaan yang konsisten memberi nilai paling besar.

Perusahaan asing dan PMA

Perusahaan asing perlu mengikuti hukum ketenagakerjaan Indonesia, termasuk aturan PKWT, pesangon, dan BPJS. Kontrak dua bahasa dan komunikasi daring memudahkan direksi di luar negeri. Data pegawai yang dikirim ke luar Indonesia memerlukan persetujuan transfer data lintas negara sesuai UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah data gaji aman?
Penyedia jasa yang baik menandatangani perjanjian kerahasiaan dan membatasi akses data per petugas.

Berapa biayanya?
Biaya disusun dari jumlah pegawai dan cakupan pekerjaan, lalu disampaikan dalam penawaran tertulis. PPN dan PPh ditanggung penerima jasa sesuai ketentuan.

ALLMAR Workforce mengelola administrasi pegawai perusahaan di seluruh Indonesia dan perusahaan di luar negeri dari kantor kami di Jakarta. Rinciannya dan formulir minta penawaran ada di halaman Pengelolaan pegawai oleh kantor ALLMAR.